33 normas para aumentar tu productividad

Encuentro en SigT un genial post con consejos para ayudarnos a ser más productivos…yo debería aplicarme el cuento y ponerme a estudiar Filosofía en vez de estar escribiendo esto a la 1 de la madrugada… >_<

Las normas heurísticas se crearon para ayudarte a resolver problemas. Cuando un problema es demasiado grande o complejo, y se hace difícil encontrar la solución óptima, aplicar la heurística te permite avanzar poco a poco haciendo progresos hacia una solución factible, pese a que al principio no seas capaz de visualizar el recorrido completo.

Supongamos que tú objetivo es alcanzar la cima de una montaña, pero no hay ningún camino que seguir. Un ejemplo de heurística sería: dirígete directamente hacia la cima hasta que te encuentres con un obstáculo que no puedas evitar. En ese momento, rodéalo por la derecha hasta que tengas el camino despejado para seguir avanzando hacia la cima. No es el mejor ni el más inteligente de los posibles con heurística, pero suele funcionar en la gran mayoría de los casos, porque al final acabas alcanzando la cima

La heurística no te garantiza que puedas encontrar una solución óptima. Sin embargo funcionan lo bastante bien como para que nos sean útiles ante ciertos tipos de problemas. Su punto fuerte es que rompen la coraza de indecisión que te rodea y te obligan a actuar. Según comienzas a actuar tomas conciencia del problema y empiezas a explorar el espacio de la solución, el cual depende de tu grado de comprensión del problema. De esta forma puedes ir corrigiendo el camino según lo recorres, aumentando las posibilidades de encontrar una solución. Si intentas resolver un problema del cual no ves solución de buenas a primeras, tarde o temprano sabrás como arreglarlo, pese a que al principio te pareciera algo imposible. Esto se vuelve un hecho especialmente en trabajos creativos tales como el desarrollo de software. Muchas veces uno no sabe qué es lo que pretende hacer hasta que se pone a ello.

La heurística tiene muchas aplicaciones prácticas, y una de mis áreas favoritas de aplicación es la productividad personal. La heurística aplicada a la productividad son normas de comportamiento (algunas generales, otras más situacionales) que pueden ayudarnos a hacer las cosas de forma más eficiente. He aquí algunas de mis favoritas:
(clicka para ver el resto)

  1. Destruirlo. La mejor manera de librarse de un problema es eliminarlo. Si es algo que realmente no necesitas hacer, bórralo de tu lista de cosas pendientes.
  2. Metas diarias. Es fácil sucumbir a las distracciones cuando no te centras. Proponte hacer ciertas cosas cada día. Haz una lista y después cúmplela.
  3. Primero lo peor. Para evitar las aglomeraciones de cosas pendientes intenta enfrentarte primero a aquellas tareas que más te cuestan. Hazlo a primera hora de la mañana en vez de dejarlas para última hora del día. Esta pequeña victoria te asegurará un día productivo.
  4. Horas más activas. Identifica aquellas horas en las que eres más productivo y procura programar tus actividades más importantes para esos momentos. Deja las tareas menores para los momentos en los que eres menos productivo.
  5. Tiempo no común. Busca bloques de tiempo ininterrumpido en los que puedas trabajar en solitario y puedas concentrarte. Programa las horas de tiempo común para aquellas tareas que puedan ser interrumpidas, y aquellas en las que nada te interrumpa para esos proyectos en solitario que más esfuerzo requieran.
  6. Mini-metas. Cuando comiences a hacer algo, ve poniéndote pequeños objetivos que alcanzar antes de dejar de trabajar. Por ejemplo, cuando estés escribiendo un libro puedes pensar en no dejar de escribir hasta haber escrito por lo menos 1000 palabras. Debes alcanzar tu objetivo a toda costa.
  7. Carrera contrarreloj. Ponte un límite de tiempo para completar una tarea. No te preocupes por el esfuerzo que tengas que hacer, simplemente hazlo en el tiempo marcado. Para más información: Timeboxing.
  8. Agrupa. Agrupa las tareas similares como por ejemplo las llamadas de teléfono en un mismo bloque, de esta forma te las quitarás todas de encima en una sola sesión.
  9. Ave mañanera. Levántate temprano por la mañana, a las 5 por ejemplo y ponte directamente a trabajar en aquellas tareas de más importancia. Verás como a las 8 de la mañana ya has hecho más de lo que mucha gente hace en el resto del día.
  10. Zona de silencio. Coge un portátil que no tenga acceso a ninguna red ni WiFi y vete a un lugar en el que puedas trabajar sin distracciones, como por ejemplo una biblioteca, un parque, una cafetería, o el patio de tu casa. Deja atrás todos los gadgets que sueles usar.
  11. Tempo (Ritmo). Empieza a propósito con un ritmo calmado e intenta acelerar poco a poco. Habla más rápido. Escribe más rápido. Anda más rápido. Lee más rápido. Vete a casa antes.
  12. Relájate. Reduce el estrés, haz de tu espacio de trabajo un sitio más relajante. Echa un vistazo a “10 formas de hacer tu espacio de trabajo más Relajante (en inglés)”.
  13. Agendas. Proporciona agendas completas a los participantes de las reuniones por adelantado. Esto mejora mucho la eficiencia de la reunión y su centrado en el tema a tratar. Lo mismo te vale para las llamadas telefónicas.
  14. Pareto. El principio de Pareto es básicamente la norma del 80/20, la cual dice que el 80% del valor de un trabajo procede del 20% del esfuerzo que se realiza en ella. Céntrate en ese 20% crítico y no te sobreesfuerces en ese 80% menos necesario.
  15. Apunta y dispara. Acaba con el estancamiento comenzado a actuar inmediatamente después de proponerte una meta, aunque no tengas la acción perfectamente planeada. Siempre puedes ajustar el rumbo de la acción por el camino.
  16. Hombre-reloj. Una vez que tengas toda la información necesaria para tomar una decisión, pon en marcha un cronómetro y date solo 60 segundos para tomarla. Date un minuto para pensar en ello y en todas las posibilidades, pero al final tienes que tener claro lo que vas a hacer. Una vez que tomes la decisión, empieza a actuar inmediatamente para ponerla en práctica.
  17. Tiempo límite. Ponte un tiempo límite para acabar la tarea y úsalo como referencia para ver cómo avanzas.
  18. Promesa. Dile a todo el mundo lo que vas a hacer, eso te ayudará a mantener lo que dijiste.
  19. Puntualidad. Pase lo que pase, llega a tiempo. Procura llegar antes de tiempo.
  20. Tiempo de lectura. Dedícate a leer para rellenar esos espacios de tiempo poco aprovechados en tu actividad diaria, ya sea esperando una aprobación, esperando en una cola o mientras se hace el café. Si eres un hombre puedes hasta leer mientras te afeitas (preferiblemente con una maquinilla eléctrica). Así puedes leer al menos 365 artículos más al año.
  21. Resonancia. Visualiza tu objetivo como si ya lo hubieras cumplido. Hazte creer a ti mismo que ya lo has conseguido, y así poco a poco lo verás en tu vida real.
  22. Unos bonitos premios. Date pequeñas recompensas por cumplir tus objetivos. Ya sea ir al cine, ir a que te den un masaje o pasar un día en el parque de atracciones.
  23. Cuadrante 2. Separa las cosas verdaderamente importantes de las que simplemente son urgentes. Prepara bloques de tiempo para el cuadrante crítico de tareas, esas que son importantes pero raramente urgentes, como el ejercicio físico, escribir un libro o encontrar pareja.
  24. Continuidad. Al final de tu jornada laboral, identifica todo aquello en lo que vas a tener que trabajar al día siguiente y prepara lo que necesites por adelantado. Al día siguiente empieza a trabajar en ello inmediatamente.
  25. Divide y vencerás. Divide los proyectos más complejos en pequeñas partes más definidas. Concéntrate en completar una de esas partes cada vez.
  26. Sé monotarea. Cuando comiences a hacer algo, no lo dejes hasta que lo hayas completado al 100%. No intercales otras cosas por enmedio. Cuando aparezcan distracciones, apártalas hasta que puedas dedicarles tiempo.
  27. Aleatoriedad. Escoge una parte aleatoria de un proyecto grande y complétala. Paga una factura cualquiera. Haz una llamada de teléfono. Escribe un capítulo cualquiera de tu libro.
  28. Completamente mal. Enfréntate al perfeccionismo haciendo una de tus cosas pendientes de la forma más horrible que puedas, sabiendo que no vas a compartirlo nunca con nadie. Escribe un post en tu blog hablando de lo salada que está la sal, diseña una web completamente infuncional, o crea un plan de negocios que te lleve a la ruina segura en menos de un año. Tras haber hecho algo tan sumamente mal, es difícil hacerlo peor.
  29. 30 Días. Busca un nuevo hábito que pueda favorecerte y mantenlo durante 30 días. Es mucho más fácil alcanzar una meta temporal que una permanente. Echa un vistazo a “30 Días para el éxito (en inglés)” para más detalles.
  30. Delega. Convence a alguien para que lo haga por ti.
  31. Referencias cruzadas. Apúntate a clases de artes marciales, comienza un blog o únete a un grupo de autoayuda. Muchas veces encontrarás ideas en un campo que te ayudarán a mejorar tu rendimiento en otro.
  32. Intuición. Haz caso a tu instinto. Seguramente está en lo cierto.
  33. Optimización. Identifica esos procesos que utilizas más a menudo y escríbelos paso a paso. Reordénalos en el papel para mejorar su eficacia. Ahora implementa esas mejores y analiza los nuevos resultados. A veces no nos damos cuenta de lo que pasa hasta que lo analizamos concienzudamente.
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